У спортзалі запис — тільки початок. Рецепція має впізнати людину за карткою, перевірити абонемент, продати воду чи батончик і наприкінці зміни звірити касу. Ця інструкція доповнює основну сторінку онлайн-запису для спортзалу: розбираємо нові робочі можливості «Твій запис» та ситуації, через які вони з’явилися.
Регулярні тренування: один клієнт, погоджені дні й час
Один розклад — кілька місць на той самий час
Для індивідуального тренування потрібне одне місце, для невеликої групи — кілька. Місткість задається в налаштуваннях послуги; це не універсальне правило «п’ять людей на будь-якого тренера». У журналі записи на той самий час мають залишатися окремими, щоб було видно, хто приходить і хто вже розрахований.
Практичний приклад: тренер погодив середу й п’ятницю о 10:00. Рецепція задає ці дні в повторюваному записі та обирає період: тижні або місяці. Типово пропонується три місяці, але період можна змінити. Перед підтвердженням перевіряються дати та вільні місця. Повна група не повинна ставати ще одним підтвердженим місцем.
Як працювати з регулярністю, коли плани змінюються
Створена серія складається з конкретних записів. Це важливо: перенесення одного заняття не повинно непомітно переносити весь розклад людини. Коли клієнт більше не ходитиме, у серійному записі є дія для скасування цього й наступних тренувань.
Погодьте з клієнтом період і правила скасування. Telegram-нагадування отримує людина, якій бот може написати; самостійно введене ім’я не створює Telegram-акаунт. У відео показуємо регулярні тренування в інтерфейсі.
Картка клієнта: профіль, абонементи та історія
Перенести абонемент зі старої програми без фіктивного продажу
Знайти або створити клієнта
Перевірте телефон і прив’язку Telegram. Для сканування фізична картка належить людині, а не конкретному абонементу.
Обрати перенесення, а не новий продаж
Якщо людина вже заплатила в попередній системі, це не нове надходження в нашій касі. Для такого випадку є перенесення чинного абонемента зі старої системи.
Вказати фактичний строк
Початок може бути в минулому: наприклад, річний абонемент придбано кілька місяців тому. Перевірте завершення й умови; не запускайте новий повний рік тільки тому, що сьогодні внесли дані.
Заморозка: кількість днів задає адміністратор
Заморозка потрібна, коли клієнт тимчасово не відвідує зал. У картці обирають кількість днів; видно стан абонемента й заплановану дату відновлення. Розмороження можливе раніше, якщо людина повернулася. При ранньому відновленні враховується фактично використана частина заморозки.
Домовтеся про правила залу: кому доступна заморозка, скільки разів і за яких обставин. Наявність кнопки не означає, що будь-який тариф має необмежену кількість пауз. Якщо продовжений строк перетинається з наступним абонементом, спочатку потрібно узгодити дати.
Картка зі штрихкодом має впізнавати людину
Часто клієнти вже мають пластикові картки, видані раніше. Їх можна прив’язати до клієнта. На сторінці клієнтів сканування впізнає людину й відкриває її картку, щоб рецепція не шукала прізвище вручну. Закінчення абонемента не повинно робити саму картку невідомою.
Телефон допомагає знаходити наявний профіль, а підтверджений контакт Telegram — безпечно зв’язувати його з акаунтом. Ім’я саме по собі не є надійним ідентифікатором. Якщо людина не має права самостійно записуватися, це окремий доступ: він не повинен заважати заповненню профілю або перегляду доступних покупок.
Товари й залишки поруч з абонементами та сертифікатами
Продавати, списувати й перевіряти залишки — різні дії
Пляшка води, яку купив клієнт, — продаж. Пошкоджена упаковка — списання із зазначенням причини. Якщо просто зменшувати залишок у картці товару, потім важко пояснити, куди він подівся. Тому для списання є окрема операція.
У категоріях можна налаштувати націнку від закупівельної ціни. Каталог має пошук, а залишки допомагають побачити товари, яких немає або які час докупити. Наприклад, один батончик — уже привід перевірити потребу в закупівлі, а не чекати порожньої полиці. Подивитися відео про товари та списання.
Що має потрапляти в касу
| Подія | Грошовий результат |
|---|---|
| Новий оплачений абонемент | Нове надходження із зазначеним способом оплати. |
| Заняття за вже оплаченим абонементом | Використання відвідування; повторного продажу абонемента немає. |
| Перенесення старого чинного абонемента | Дані про чинне право відвідування; це не нова оплата сьогодні. |
| Продаж води чи батончика | Продаж товару, зміна залишку, за підключення ПРРО — результат фіскалізації. |
| Списання пошкодженого товару | Причина й зміна залишку; отримання грошей не було. |
| Подарунковий сертифікат | Продаж і використання балансу — окремі події, які не слід рахувати двома надходженнями. |
Каса за день та звітність мають відповідати на різні питання
Рецепції потрібно швидко звірити сьогоднішні операції або відкрити вчорашню касу. Власнику чи бухгалтеру — обрати тиждень, місяць або свої дати, побачити продані товари, абонементи, списання й підсумки за способами оплати. Доступ до каси не повинен автоматично відкривати всі фінансові дані.
Фіскальний документ потрібно перевіряти за посиланням на чек Checkbox. Повідомлення «оплату отримано» та фіскальний чек виконують різні задачі. Еквайринг і ПРРО підключаються для конкретного закладу; демоперевірку на іншу суму не слід сприймати як готові налаштування власного бізнесу.
Права рецепції, адміністратора й бухгалтера
Ролі допомагають не видавати всім повний доступ. Наприклад, рецепція продає товар, а зміну ціни й каталогу дозволяють адміністратору. Бухгалтеру потрібні звіти, але не обов’язково керування кожним записом. Галочки доступів визначають фактичні можливості ролі.
Перед запуском перевірте потрібні дії з обмеженого акаунта: чи може він продати товар, чи бачить касу, чи не може переписати ціну або відкрити зайву секцію. Самої назви «рецепція» недостатньо — важливі конкретні дозволи.
Коротка перевірка перед переходом залу
- Сканер відкриває правильного клієнта та його абонемент.
- Перенесений абонемент не збільшує сьогоднішню касу.
- Заморозка й раннє відновлення дають очікувані дати.
- Регулярна серія враховує зайняті місця, а скасування має правильний обсяг.
- Продаж і списання товару відображаються різними операціями.
- Каса та історія клієнта містять фактично прийняті оплати, а чек відкривається за своїм посиланням.
З чого почати саме вашому залу
Спочатку налаштуйте тренерів, послуги, місткість і правила абонементів. Потім перевірте один повний шлях клієнта: профіль, запис, відвідування, покупка та звіт. Основний формат — на сторінці онлайн-запису для спортзалу, а різниця між плановими сумами й оплатами — у матеріалі про завантаженість та виручку.
Якщо вам потрібен інший приклад роботи тієї самої системи, перегляньте щоденну роботу салону краси в CRM. Там показані послуги, товари в одному розрахунку та відсоток майстра.