База клієнтів — це не просто список номерів. Для щоденної роботи важливо швидко знайти людину, побачити попередні візити та залишити потрібну організаційну нотатку. Не потрібно збирати більше відомостей, ніж потрібно для вашої послуги й домовленості.
Картка клієнта поруч із його історією
Що зберігати й навіщо
| Дані | Практична користь |
|---|---|
| Ім’я та потрібний контакт | Знайти людину й уточнити домовленість. |
| Історія записів | Побачити, на які послуги й коли записувався клієнт. |
| Коротка організаційна нотатка | Наприклад, бажаний час або погоджене уточнення до наступного візиту. |
| Теги | Зручне для вашого бізнесу групування. Домовтеся з командою, що означає кожен тег. |
Приберіть дублікати до великого перенесення
Знайдіть наявну картку
Перед ручним створенням перевірте ім’я та номер. Одна людина може бути записана з різними варіантами імені.
Звірте, що це та сама людина
Не об’єднуйте картки лише через схожі імена. Перевірте достатні для цього ознаки.
Перевірте історію після зміни
Якщо використовуєте об’єднання дублів, переконайтеся, що візити пов’язані з потрібним клієнтом.
Контакт у базі не підключає Telegram
Клієнт може бути внесений вручну й не користуватися ботом. Telegram-повідомлення доступні тим, хто його підключив. Не ототожнюйте картку, наявність номера та можливість надсилати повідомлення у певний канал.
Доступ до кабінету залежить від ролі. Якщо працює команда, перевірте, кому потрібні клієнтські дані для виконання своєї роботи. Умови роботи з даними описані в політиці конфіденційності.
Спочатку знайдіть наявну людину у списку
Мінімальна таблиця підготовки до перенесення
| Поле | Що підготувати | Що перевірити |
|---|---|---|
| Ім’я | Звичне для клієнта написання, без випадкових позначок адміністратора. | Не перетворювати дві різні людини з одним іменем на одну. |
| Контакт | Один актуальний погоджений спосіб зв’язку. | Не змішувати номер і текстову нотатку в одному полі. |
| Майбутній візит | Дата, початок, послуга, тривалість і майстер. | Контакти й візити можуть переноситися різними наборами; їх потрібно звірити разом. |
| Організаційна нотатка | Тільки те, що потрібне для домовленості або послуги. | Прибрати зайві приватні відомості й неоднозначні оцінки людини. |
Приклад перевірки однієї картки
У демонстрації знайдіть Олену в списку й відкрийте картку. Звірте контакт, пов’язані візити та нотатку. У журналі цієї студії показаний манікюр 23 жовтня о 14:00; якщо клієнт просить змінити час, працюйте з візитом, а не переписуйте час у довільній нотатці.
Нотатка «наступного разу уточнити 09:00» — побажання, а не підтверджений запис. Вільний час перевіряється у журналі. Така різниця захищає від ситуації, коли клієнт і майстер по-різному зрозуміли короткий коментар.
Що погодити до передачі файлу з контактами
- Джерело даних, формат і доступні поля.
- Кількість контактів і окремо кількість майбутніх візитів.
- Порядок перевірки дублів і відповідального за спірні збіги.
- Безпечний спосіб передачі: не публічне посилання з відкритим доступом.
- Контрольну вибірку карток та візитів після перенесення. Підтримка має погодити обсяг робіт до початку.