Детальна інструкція

Записи: журнал на місяць

Перший екран кабінету. Вгорі — сьогодні, далі дні з записами на 30 днів наперед. Під кожним записом видно послугу, ціну, час початку й кінця та ім’я клієнта; номер відкривається дотиком по плашці — він прихований, щоб екран не світив телефонами на людях.

«＋ Записати клієнта» — коли людина подзвонила або прийшла без запису. Бот запитає послугу, день, годину, ім’я й номер, тобто ту саму дорогу, що й клієнт, але без його участі.

«🔄 Перенести» лишає той самий запис і переставляє його на інший час — клієнт отримає повідомлення про зміну. «✕ Скасувати» звільняє годину й попереджає клієнта.

Записи: сьогодні й далі

Розклад: шаблон і винятки

Дві вкладки, і це дві різні речі. «Робочий тиждень» — як ти працюєш зазвичай: години на кожен день тижня або вихідний. За цим шаблоном рахуються всі дні, про які нічого не сказано окремо.

«Найближчі дні» — винятки на місяць наперед: відпустка, коротший день, підміна. «↩️ Як завжди» знімає виняток і повертає день під шаблон.

Бот ніколи не покаже клієнту годину, в яку послуга не вміщається до кінця робочого дня, і не дасть двох записів на один час.

Шаблон тижня

Винятки по днях

Послуги: назва, ціна, тривалість

«➕ Додати послугу» і «✏️ Змінити» — той самий екран: назва, ціна, тривалість. Вимкнена послуга лишається в тебе, але зникає в клієнтів.

Тривалість задає сітку часу. Якщо різні майстри роблять ту саму послугу різний час або за різну ціну — це вирішується в майстрах (нижче), а не окремими послугами-двійниками.

Значок біля послуги бот підбирає сам за назвою: стрижка, борода, гоління, фарбування, дитяча, догляд. Нічого обирати не треба.

Список послуг

Екран правки

Статистика: що приносить гроші

Ще → «Статистика». Скільки записів і на яку суму, які послуги замовляють найчастіше, коли в тебе густо, а коли порожньо.

Тут же видно втрати: скасування й ті, хто не прийшов. Це не докір — це підстава подзвонити людині або поставити передоплату на дорогі послуги.

Статистика за період

Клієнти: база, яка не живе в голові

Ще → «Клієнти». Список за давністю останнього візиту, тож ті, хто давно не був, самі опиняються вгорі.

У картці клієнта — нотатка (алергія, чим стригли минулого разу, «не любить розмов»), теги й історія візитів. Нотатку бачиш ти й твої майстри, клієнт — ніколи.

Незручного клієнта можна занести в чорний список: бот перестане приймати від нього записи й скаже про це нейтрально.

Список клієнтів

Сповіщення при додаванні клієнта

Ще → «Налаштування» → «🔔 Сповіщення при додаванні клієнта». Коли ти заводиш клієнта сам, бот може одразу написати йому привітання — або промовчати.

Текст привітання правиться тут же. Вимкни це, якщо додаєш клієнтів пачкою зі старої записної книжки: людина не зрадіє п’яти повідомленням від незнайомого бота.

Текст і перемикач

Масова розсилка

Ще → «Налаштування» → «📢 Масова розсилка». Одне повідомлення всім, хто писав боту: акція, зміна графіка, переїзд.

Бот покаже, скільком людям це піде, і запитає підтвердження. Відкликати надіслане неможливо, тож спершу прочитай текст ще раз — і не надсилай частіше, ніж раз на кілька тижнів: від частих розсилок відписуються.

Текст і кількість одержувачів

Хто керує ботом

Ще → «Налаштування» → «👑 Хто керує ботом». Ці люди бачать записи, розклад і клієнтів.

Додати найпростіше з готового списку — там усі, хто вже писав боту. Тих, кого задали ми при налаштуванні, зняти звідси не можна: це захист від випадкового «бот без хазяїна».

На знімку імена й номери розмиті навмисно — там живі люди.

Доступ до кабінету

Логотип у шапці

Ще → «Налаштування» → «🖼 Логотип у шапці». Квадратна картинка до 4 МБ, бот обріже її під круг сам.

Якщо логотипа немає — у шапці лишається емодзі, і це нормально. Погана картинка гірша за її відсутність.

Логотип або емодзі

Адреса й мапа

Ще → «Налаштування» → «📍 Адреса». Клієнт бачить її вгорі до вибору часу, а дотик по 🗺 відкриває мапу.

Координати ми беремо з посилання Google Maps — шукати широту вручну не потрібно. Дуже коротке посилання координат не містить: тоді адреса лишиться, а мапи не буде, і бот про це скаже.

У мережі з філіями адреса приходить із кожною філією окремо, і цей пункт не показується.

Адреса, мапа, підсказка

Кабінет на комп’ютері

Ще → «Налаштування» → «🖥 Кабінет на комп’ютері». Бот видає разовий ключ — вставляєш його на сторінці кабінету, і той самий журнал відкривається на великому екрані.

Ролі різні: власник бачить усе, адміністратор — записи й клієнтів, майстер — лише свій графік і своїх клієнтів. Права перевіряються на даних, а не на кнопках: чужого не побачить навіть той, хто підбере адресу.

Якщо ключ кудись поїхав — «🚪 Вийти з усіх комп’ютерів» вимикає всі входи одразу.

Ключ для комп’ютера

Вхід у кабінет у браузері

Altegio: якщо ви вже там

Ще → «Налаштування» → Altegio. Для тих, хто веде записи в Altegio: бот бере звідти майстрів, послуги й ціни, а свої записи складає так, щоб вони були видні у вашій програмі.

Джерело правди при цьому Altegio: правиш ціну там — бот побачить її сам, щогодини. Якщо Altegio у вас немає, цей розділ просто не потрібен.

Підключення Altegio

Як це бачить клієнт

Клієнт відкриває бота, тисне «Записатись» і потрапляє одразу в прайс: назва, ціна, тривалість і значок. Можна обрати кілька послуг — бот порахує спільний час і суму.

Далі майстер (якщо їх кілька), потім день, потім година. Годин показуємо лише ті, у які послуга вміщається повністю.

На останньому кроці бот пропонує взяти номер із Telegram одним дотиком — вручну набирати не потрібно. Ім’я підставляється теж.

Після запису клієнт бачить «Мої записи»: там можна скасувати або перенести самому, і тобі про це прийде повідомлення.

Прайс зі значками

Дні, де є вільний час

Нагадування й «Будете?»

За дві години до візиту бот нагадує клієнту й питає, чи буде. Відповідь видно в «Записах»: ✅ підтвердив, ❌ відмовився, ⏳ питали, мовчить.

Це не формальність: відмова за дві години — це година, яку ще можна продати, а мовчання — підстава подзвонити.

Щоранку о 8:00 бот присилає тобі план дня, щоб не відкривати кабінет заради «а що там сьогодні».

Підтвердження запису

Якщо щось не так

Бот написав дурницю, ціна не та, година зайнята «нізвідки» — напиши нам у Telegram і скажи, коли це сталось. Ми бачимо бота зсередини й дивимось у журнал, а не вгадуємо.

Зміни, які просиш, ми робимо на своєму боці — тобі не потрібно нічого оновлювати чи перевстановлювати. Бот той самий, просто наступного разу він уміє більше.