Журнал: знайдіть потрібний день і візит
У журналі оберіть дату й перевірте потрібного майстра, якщо у вас команда. Візит має збігатися з домовленістю за послугою, початком та тривалістю. Кольорова позначка або відповідь клієнта не замінює перевірку деталей.
У прикладі нижче один майстер — Олеся; Олена записана на манікюр 23 жовтня з 14:00 до 15:30, 800 ₴. Усі імена, контакти й візити створені спеціально для демо. Це не історія реального замовника.
Один день у журналі
Ручна домовленість: внесіть її одразу
Перевірте час
Спочатку звірте вільний проміжок потрібної тривалості й майстра.
Знайдіть клієнта
Перевірте наявну картку за достатніми ознаками, а не тільки за ім’ям. Не створюйте дубль через інше написання.
Внесіть послугу й деталі
Звірте дату, початок, тривалість та контакт, збережіть форму запису.
Перевірте результат
Візит видно в потрібному дні журналу. Погоджена зміна не має лишитися тільки у чаті.
Деталі перед зміною
Перенесення та скасування
Відкрийте наявний візит
Звірте клієнта й початкову домовленість. Не створюйте новий запис, залишаючи старий активним.
Погодьте інший час
Для перенесення манікюру з 14:00 на 16:00 потрібні вільні 90 хвилин — до 17:30. Перевірте їх у потрібного майстра.
Скористайтеся дією «Перенести»
Виберіть погоджену дату й час у формі та перевірте збережений результат. На скриншоті вище ще початковий стан, а не виконане перенесення.
Після зміни звірте журнал
Старий проміжок звільнився, новий зайнятий правильним візитом. При скасуванні використовуйте відповідну дію й підтверджуйте саме погоджене рішення; мовчання клієнта не означає скасування.
Картка клієнта: історія та організаційні нотатки
Відкрийте «Клієнти», знайдіть потрібну людину та перейдіть у картку. Звірте контакт і пов’язані записи. Нотатка має допомагати роботі: наприклад, уточнити бажаний час наступного візиту. Не перетворюйте її на сховище зайвих приватних відомостей.
Однакове ім’я ще не означає, що це та сама людина. До об’єднання або іншої зміни звірте достатні ознаки, а після — належність візитів. Перенесення великої бази й конкретних форматів погоджуємо окремо.
Картка вигаданої Олени
Послуги, графік і винятки
| Що змінюєте | Що перевірити після цього |
|---|---|
| Назва, ціна чи тривалість послуги | Прайс із боку клієнта та вже погоджені домовленості. Не припускайте, що будь-яка зміна автоматично змінить усі майбутні візити. |
| Повторюваний тижневий графік | Правильні робочі дні й межі годин; це повторюване правило. |
| Окремий вихідний чи коротший день | Виняток має стосуватися потрібної дати. Наявні записи потребують окремого погодження, а не мовчазного видалення. |
| Графік майстра в команді | Саме потрібна людина, доступні їй послуги й права на зміну розкладу. |
Повідомлення: канал, налаштування й результат
Нагадування налаштовується у «Заклад» → «Нагадування про візит». Час у списку зберігається після вибору. Перевірте позначку збереження та саме значення. Питання, чи клієнт буде, надходить разом із нагадуванням, а відповідь видно в журналі.
Надсилання не доводить прочитання, а підтвердження — відвідування. Для клієнта без підключення Telegram-бота визначте інший спосіб зв’язку. При інтеграції з Altegio погодьте, яка система надсилає повідомлення, щоб не дублювати їх.
Ранкове зведення — окремий перемикач. Чинний інтерфейс описує план дня о 8:00 після ввімкнення; це не підстава обіцяти його кожному закладу без перевірки налаштування й доступності повідомлень.
Команда й доступи
| Кому потрібен доступ | Що перевіряє власник |
|---|---|
| Власник | Особистий спосіб входу та керування налаштуваннями. Не публікувати доступ клієнтам. |
| Майстер | Призначені послуги, робочі години та дозволи ролі. Не роздавати один спільний власницький доступ замість окремих прав. |
| Адміністратор | Погоджений обсяг роботи із записами, клієнтами й командою. Перевірити потрібні дії під його роллю. |
Статистика: спочатку оберіть зрозумілий період
Відкрийте «Статистика» й звірте період та потрібних майстрів. Розрізняйте кількість записів, результати візитів і суми. Планова сума майбутнього запису не є доказом отриманої оплати чи чистого прибутку.
Для аналізу порівнюйте однакові періоди й перевіряйте вихідні записи. Повний бухгалтерський, зарплатний або складський облік як загальна можливість «Твій запис» не заявлений. Передоплата потребує окремого погодженого підключення та перевірки статусів.
Перед зверненням до підтримки
- Запишіть розділ, дату й точний крок, на якому виникла проблема.
- Опишіть очікуваний і фактичний результат. Не надсилайте пароль або ключ у загальний чат.
- За потреби додайте скриншот без персональних даних клієнтів.
- Не повторюйте багато разів створення чи оплату, якщо результат попередньої дії незрозумілий. Спочатку уточніть статус.