В артстудії недостатньо календаря з вільними годинами. На одне заняття приходять кілька учнів, дитину записує хтось із батьків, викладачі можуть змінюватися, а частина групи відвідує студію за абонементом. На прикладі Пятерні показуємо, як зібрати ці процеси в «Твій запис» без окремих таблиць для кожного кроку.
Кому підійде онлайн-запис на групові та індивідуальні заняття
Сценарій Пятерні можна застосувати в інших навчальних закладах, де є викладачі, заплановані заняття, обмежена кількість місць, учні та оплата відвідувань. Це основа для організації запису до мовної школи, дитячого центру, творчої студії або навчальних курсів. Конкретні напрями, правила абонементів і доступи погоджують під час налаштування закладу.
Спільний принцип простий: адміністратор створює заняття, учень або представник обирає доступну подію, а студія веде відвідування й розрахунки в журналі. Для індивідуального заняття кількість місць обмежують одним учнем; для групового — задають місткість групи.
Для яких шкіл, студій і навчальних центрів
| Організація | Приклад запису | Що важливо організувати |
|---|---|---|
| Мовні школи та курси англійської мови | Груповий урок англійської, розмовний клуб або індивідуальне заняття з викладачем. | Розклад уроків, місця в групі, картки учнів, абонементи та разові оплати. |
| Дитячі центри розвитку та освітні простори | Розвивальне заняття, підготовка до школи або тематична зустріч. | Вік дитини, зв’язок із батьками, окремий запис кожної дитини та адреса заняття. |
| Артстудії, художні школи та творчі майстерні | Малювання для дітей, живопис, кераміка або майстер-клас. | Напрям, викладач, тривалість, місткість і разова участь або абонемент. |
| Репетитори та навчальні центри | Індивідуальний урок, мінігрупа з математики або підготовка до НМТ. | Запис на конкретний урок, викладач, учень і розрахунок за заняття. |
| Танцювальні студії та школи музики | Групова репетиція, урок танців, вокалу або гри на інструменті. | Місця на занятті, викладач, приміщення, груповий та індивідуальний формат. |
| Курси програмування, робототехніки та інші гуртки | Дитячий гурток, практичне заняття в малій групі або пробне відвідування. | Віковий напрям, розклад, представник дитини та облік придбаних занять. |
Онлайн-запис для мовної школи та курсів англійської
Наприклад, школа англійської може створити напрям «Англійська для дітей 8–10 років», додати груповий урок у вівторок о 16:00 й обмежити кількість місць вісьмома учнями. Батьки обирають саме цей урок і дитину, яка його відвідає. У журналі адміністратор бачить учасників та умови оплати кожного. Це приклад налаштування, а не розклад реальної мовної школи.
Індивідуальний урок можна організувати окремою подією з одним місцем. Для розмовного клубу або пробного заняття — задати свою дату, викладача й кількість учасників. Такий підхід допомагає поєднати запис на групові заняття й індивідуальні уроки в одному календарі.
Якщо ви шукаєте CRM для мовної школи або програму для обліку учнів, порівнюйте конкретні щоденні завдання: розклад занять, запис, контакти представників, абонементи, оплати й нагадування. Описаний тут функціонал стосується організації занять; навчальні матеріали, домашні завдання, оцінювання та відеоуроки потрібно окремо перевіряти серед вимог до вашої системи.
Не вільна година, а конкретне заняття
У салоні клієнт зазвичай обирає послугу, майстра й вільний час. У студії спочатку з’являється заняття: наприклад, дитяча творчість у середу о 10:00 на 90 хвилин із десятьма місцями. Саме цю подію бачать люди під час запису. Вони займають місце в групі, а не створюють ще одне незалежне заняття на той самий час.
Тому розклад є спільною точкою відліку. Адміністратор додає подію в журналі — і її можна обрати в клієнтському застосунку. Якщо на певний напрям дат ще немає, застосунок не повинен удавати, що студія приймає учнів у будь-яку вільну годину.
Тиждень артстудії в журналі
П’ять напрямів замість довгого списку випадкових подій
Для Пятерні передбачено п’ять зрозумілих напрямів: творчі заняття для дітей 5–12 років, творчі заняття для підлітків 12+, підготовка до вступу абітурієнтів, індивідуальні заняття та майстер-класи. Напрям допомагає обрати зміст навчання, а заняття визначає конкретні дату, час, викладача й доступні місця.
Викладача прив’язує сама студія. Не потрібно назавжди закріплювати напрям за однією людиною: у конкретної події може бути інший викладач. Важливо перевірити, хто проводить саме це заняття, а не лише ім’я в загальних налаштуваннях групи.
Вікові обмеження мають відповідати реальному набору студії. Для підготовки до вступу або індивідуального навчання не варто підставляти довільну нижню межу тільки заради заповненого поля.
Як адміністратор створює заняття
Оберіть день і час у журналі
Натисніть потрібне місце календаря. Дата й час уже відомі з кліку: їх не потрібно заново вводити в окремому сценарії.
Уточніть зміст заняття
Виберіть напрям, викладача, локацію, кількість місць і тривалість. Час завершення випливає з початку та тривалості.
Додайте учнів одразу або пізніше
Заняття можна зберегти порожнім: воно стане основою для наступних записів. Якщо учні вже відомі, оберіть їх під час створення.
Перевірте подію в розкладі
Відкрийте картку й переконайтеся, що вказано правильну адресу, викладача та місткість. Для кількох локацій це особливо важливо.
Дитина та її представник — різні люди
Учень відвідує заняття, а представник допомагає із записом і зв’язком. У мами можуть навчатися двоє дітей різного віку та на різних напрямах. Спільний телефон не означає, що цих дітей потрібно об’єднати в одну картку.
У списку учнів можна шукати людину, звужувати список за віком і представником. У картці важливий зв’язок між учнем і дорослим: так адміністратор розуміє, кому писати, а батьки під час наступного запису обирають уже додану дитину.
Якщо потрібного учня немає, його можна додати прямо під час запису. Представника обирають серед наявних або додають нового. Повторне натискання не повинно записувати того самого учня на одне заняття кілька разів.
Як батьки записують дитину
Обирають напрям і доступне заняття
У застосунку видно заплановані дати й час. Вибір прив’язаний до реальної події та кількості місць у ній.
Вказують, хто відвідає заняття
Для першого запису додають учня та дані представника. Наступного разу обирають наявну дитину у своєму профілі, якщо користуються тим самим розпізнаним обліковим записом.
Перевіряють деталі
Перед підтвердженням важливі дата, початок, викладач, адреса й умови оплати. Це дозволяє помітити помилку до запису.
Отримують підтвердження
Запис з’являється в журналі студії та серед записів користувача. Telegram-сповіщення доступні тим, хто зв’язався з ботом і кому бот може написати.
Картка заняття: учні та оплата поруч
Одна картка — кілька учнів і різні способи розрахунку
У картці заняття адміністратор бачить, хто записаний, скільки місць зайнято та що з оплатою кожного учня. Не потрібно відкривати окремий список розрахунків, щоб прийняти оплату за людину, яка вже стоїть перед вами.
Деталі учня розгортаються в цій самій картці. Тут можна перевірити абонемент або прийняти разову оплату готівкою чи карткою. Позначка про оплату має залишатися помітною після дії, а картка — відкритою, щоб продовжити роботу з групою.
Для разового заняття фактично прийнята сума може відрізнятися від початкової. Адміністратор перевіряє суму до підтвердження: саме вона має потрапити до обліку. Не варто підтверджувати оплату лише тому, що людина пообіцяла заплатити пізніше.
Абонементи та разові відвідування
| Приклад для Пятерні | Кількість | Вартість |
|---|---|---|
| Будні для дітей | 8 занять | 2 000 ₴ |
| Суботні заняття | 4 заняття | 1 200 ₴ |
| Для підлітків | 8 занять | 2 500 ₴ |
| Для абітурієнтів | 8 занять | 5 000 ₴ |
| Одноразове або пробне | 1 заняття | 350 ₴ |
Як не заплутатися в абонементах
Ці суми наведено як приклад погоджених налаштувань на 2 листопада 2026 року. Актуальний тариф, строк дії та правила перенесення підтверджує студія. Абонемент на вісім занять не обов’язково означає рівно один календарний місяць: строки потрібно задати відповідно до правил навчання.
Під час оформлення важливо вказати учня, тариф, кількість відвідувань, фактично сплачену суму й дати дії. Коли людина відвідує заняття за абонементом, використання має зменшувати залишок відвідувань, а не створювати повторний продаж того самого абонемента.
В одній групі можуть бути і власники абонементів, і учні з разовою оплатою. Для творчої студії тут не потрібен прохід через турнікет або QR-код: ключова дія — робота зі списком учнів конкретного заняття.
Місця, перенесення й зміна викладача
Якщо потрібно змінити місткість, швидке налаштування є прямо біля заняття. Адміністратор обирає масштаб: лише ця подія або майбутні заняття групи. Минулі події не варто переписувати заднім числом через нову кількість місць.
Перенесення починається з нового часу початку; тривалість заняття допомагає визначити завершення. Перед зміною перевіряють викладача й локацію. Учасникам потрібно повідомити нові деталі, а не залишати старий час у повідомленні й новий у календарі.
Скасування заняття та скасування участі окремого учня — різні дії. Перша стосується всієї групи; друга звільняє місце конкретної людини. Питання оплаченого абонемента або повернення грошей студія вирішує за своїми погодженими правилами.
Сповіщення й нагадування без зайвих обіцянок
Адміністратору потрібна інформація про новий запис, а представнику — підтвердження та нагадування. Налаштування нагадувань належать закладу: наприклад, можна використовувати погоджений інтервал перед початком. Не слід обіцяти всім однакове нагадування «за дві години», якщо студія обрала інші умови.
Telegram може надіслати повідомлення користувачу, який відкрив бота й дозволяє з ним зв’язатися. Сам факт введення номера телефону у вебформі ще не дає боту можливості написати людині в Telegram. Для адміністратора це важлива межа між збереженим контактом і доступним каналом повідомлень.
Звітність: продаж абонемента — не вісім нових оплат
Для керівника важливо бачити отримані гроші та використані заняття окремо. Продаж абонемента є надходженням, а наступне відвідування — використанням уже придбаного права на заняття. Якщо рахувати обидва як нову оплату, суми стануть завищеними.
Разові платежі та продажі абонементів мають бути зрозуміло розділені у звітності за вибраний період. А список учнів конкретного заняття відповідає на щоденне питання адміністратора: хто прийде, хто вже оплатив і з ким ще треба уточнити розрахунок.
Артстудія працює на спільному ядрі
Журнал, клієнтські картки, оплати, локації та доступи не потрібно створювати заново для кожної ніші. Артстудія використовує спільні компоненти «Твій запис», додаючи напрями, групові події, зв’язки учнів із представниками та облік навчальних абонементів.
Практична користь такого підходу — знайомі дії та однакові правила. Якщо людина вже працювала з журналом або клієнтами в іншому типі закладу, їй не потрібно вивчати зовсім інший кабінет тільки через слово «учні».
Що підготувати перед запуском
Почніть із напрямів і вікових груп, списку викладачів, адрес локацій та місткості приміщень. Далі погодьте тривалість занять, розклад найближчих подій і правила абонементів. Для першого тесту достатньо одного напряму та кількох демонстраційних учнів.
Пройдіть шлях батьків самостійно: оберіть заняття, додайте дитину, перевірте підтвердження, потім спробуйте записати другу дитину того самого представника. У журналі перевірте місця, разову оплату та використання абонемента. Це корисніше за формальне заповнення всіх налаштувань без перевірки реального сценарію.