Нагадування допомагає повернути увагу клієнта до домовленості: що за послуга, коли початок і як повідомити про зміну планів. Воно не гарантує відвідування. Для майстра корисно мати не тільки факт надсилання, а й відповідь клієнта перед візитом.
Як організувати підтвердження
Уточнити канал
Telegram-повідомлення можливе для клієнта, який підключив вашого бота. Сам номер у картці або запис через браузер ще не означає, що боту можна написати людині.
Визначити час
Налаштуйте час нагадування під свою роботу. Не обіцяйте всім закладам один фіксований інтервал: він може відрізнятися.
Переглянути відповіді
Перевірте в журналі, хто підтвердив візит, а з ким потрібно зв’язатися або обговорити перенесення. Не трактуйте відсутність відповіді як автоматичне скасування.
Де змінити час нагадування
Підтвердження поруч із візитом
Повідомлення, відповідь і візит — різні події
| Що бачите | Що це означає |
|---|---|
| Нагадування відправлене | Система передала повідомлення у доступний канал; це не доказ прочитання. |
| Клієнт підтвердив | Людина повідомила про намір прийти; сам візит ще попереду. |
| Відповіді немає | Потрібен ваш робочий порядок уточнення, а не здогад про причину. |
| Клієнт повідомив про зміну | Перевірте перенесення або скасування та доступність часу в журналі. |
Один зрозумілий порядок замість дублювання
Поясніть клієнту, як підтвердити візит і що робити, якщо він не може прийти. Якщо використовуєте ще одну CRM, зокрема Altegio, погодьте, яка система надсилає які повідомлення. Не вмикайте кілька однакових нагадувань лише тому, що кожна система це вміє.
Де знайти налаштування в кабінеті
Власник відкриває розділ «Заклад» і блок «Нагадування про візит». Виберіть, за скільки до початку надіслати повідомлення. У чинному інтерфейсі вибір зберігається одразу; дочекайтеся позначки про збереження. Перевірте значення після повторного відкриття розділу.
Питання про підтвердження й нагадування надходять одним повідомленням. Для цього клієнт має підключити бота й залишатися досяжним у Telegram. Для вручну внесеного контакту без такого підключення визначте інший спосіб уточнення. Не ставте ще одне аналогічне повідомлення з іншої CRM без потреби.
Якщо клієнт відмовився або не відповідає, розрізняйте перенесення, скасування та неявку: для кожної ситуації потрібна своя погоджена дія.
Як виглядає підтвердження в конкретному візиті
Один візит: що робити після відповіді
| Ситуація | Наступна дія майстра |
|---|---|
| Олена підтвердила 14:00 | Залишити візит у журналі. Підтвердження не є відміткою фактичного відвідування. |
| Попросила 16:00 замість 14:00 | Перевірити вільні 90 хвилин, погодити 16:00–17:30 та перенести саме цей візит. Після зміни ще раз звірити дату й час. |
| Не відповіла | Перевірити канал і домовлений порядок зв’язку. Не видаляти запис лише через мовчання. |
| Повідомила, що не прийде | Уточнити скасування або інший день. Звільняти старий проміжок після погодженої зміни, а не створювати другий активний запис. |
Як перевірити власне налаштування
- Значення інтервалу збереглося після повторного відкриття.
- Тестовий клієнт підключив саме бота вашого закладу.
- Майстру зрозуміло, де дивитися відповідь і як відрізнити її від відвідування.
- Одна CRM не дублює іншу. Перевірку надсилання проводьте на своєму тестовому контакті, а не на базі клієнтів.